My SharePoint Log

Dokumenthåndtering og Arkivering

Leste nettopp en post om opplæring og kompleksiteten og nødvendigheten av kurs for å understøtte dokumenthåndtering og arkiverings systemer.

Dette er et veldig spennende tema og som “leverandør” av lignende løsninger kan jeg ikke være mer enig med flere av påstandene pekt fram her, og vil gjerne nevne et par andre. Basert på erfaring gjennom mange år med dokument håndtering.

Det å sammenligne en organisasjons arkiv/dokument løsning med sosiale medier på funksjonell enkelhet, mener jeg ikke er riktig. Husk at sosiale medier og google i bunn og grunn er personlige verktøy som har ingen krav om data kvalitet, sikkerhet, metadata, forretnings prosess støtte..ect. Man trenger ingen opplæring her fordi det stilles ingen krav om hvordan det brukes annet enn sunn fornuft.

En organisasjons informasjon kan ikke være uten kvalitet, sikkerhet, prosess støtte..osv og med en gang disse kravene stilles må kurs gjennomføres, for at brukere skal kunne håndtere informasjonen de har tilgjengelig på riktig måte.

Selvsagt må vi som leverandør stille med riktig kompetanse og verktøy for å levere riktig løsning til våre kunder med hensyn til nettopp enkelhet for brukerne men samtidig understøtte kvalitet og sikkerhet. I mitt hode for å oppnå dette må både innkjøper og leverandør ikke glemme blant annet følgende:

  • Dokument samhandling er ikke samme som arkivering
  • Sakshåndtering er ikke samme som dokument samhandling
  • Arkivering er et eget fagfelt
  • Automatiser mest mulig av prosessen fra dokument samhandling til arkivering
  • Ikke glem sluttbrukerne
  • Ikke glem at alle systemer har sine begrensninger
  • Fokuser på samhandling

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: